Kako povećati produktivnost na poslu?

Ukoliko ste poput mene i želite svoj dan iskoristiti maksimalno i napraviti što je više moguće posla u što manje vremena, onda ste sigurno već isprobali brojne tehnike za povećanje produktivnosti: matrica bitno/hitno, miran sat, započinjanje dana s najlakšim zadatkom, to-do liste, razni planeri, kalendari, brojne mobilne aplikacije itd. Tražite metodu koja je jednostavna i efikasna? Nakon mnogih pokušaja i odustajanja, otkrila sam dobitnu kombinaciju!

Na dnevnoj razini postavite si najviše 3 do 5 zadataka koje u tom danu morate obaviti.

Započnite dan s onim najvažnijim!

Radite isključivo na jednom zadatku istovremeno uz pomoć Pomodoro tehnike.

Započnite dan s onim najvažnijim zadatkom. Rješavanjem manje važnih zadataka osjećat ćete se samo privremeno produktivnijima, dok će onaj najvažniji i dalje biti na vašoj to-do listi čime ćete samo nepotrebno stresirati kroz dan dok ga ne obavite. Kod postavljanja najvažnijeg zadatka u danu izbjegavajte nepotrebno razmišljanje. Neka vam misao vodilja bude – Ako je ovo jedini zadatak koji ćete u tom danu obaviti, bit ćete zadovoljni svojim radnim danom.

Postavite si sekundarne zadatke. Zapišite dodatna 2 koja želite u tom danu obaviti po prioritetu. Rješavanjem ovih zadataka osjećat čete se još uspješnijima!

Rijetko kada u danu imamo samo 3 zadatka na našoj to-do listi.

Zapišite sve dodatne koji vam pristižu kroz dan, a koji su od najmanje važnosti u odnosu na prva 3 koja ste naveli. Ove rješavajte isključivo nakon što ste uspješno riješili prva 3.

 Olakšajte si određivanje zadataka. Jesu li vaši zadatci konkretni? Razumljivi? Treba li ih razbiti u manje korake? Pravilnim postavljanjem zadataka eksponencionalno ćete povećavati svoju efikasnost na poslu.

Koristite Pomodoro tehniku. Procijenite koliko je Pomodora potrebno za obavljanje pojedinog zadatka. Jedan Pomodoro iznosi 25 minuta. Iz svoje okoline uklonite sve potencijalne distraktore. Uključite štopericu i fokusirajte se na najvažniji zadatak u danu. Nakon što 25 minuta istekne, uzmite pauzu od 5 minuta i nastavite sa sljedećim Pomodorom. Nikako ne započinjite zadatak 2 prije nego ste završili prvi. Ovo je kritični trenutak za kreiranje flow-a. Nakon što ste završili sa zadatkom zapišite koliko vam je Pomodora uistinu trebalo za njegovo rješvanje. Ova vrlo jednostavna metoda je ujedno i vrlo moćna, jer nam pomaže da bolje i uspješnije procjenjujemo vrijeme potrebno za svaki idući. Preporučeno maksimalno utrošeno vrijeme u jedan zadatak je 125 minuta (5 Pomodora).

Tek nakon što ste završili s najvažnijim zadatkom u danu krenite na drugi, i tako svaki sljedeći.

 Na kraju dana ocijenite svoju produktivnost na ljestvici od 1 do 10. Potom odgovorite na pitanja: Što se dogodilo? Što biste mogli unaprijediti ili s čim ste posebno zadovoljni? Jesu li se možda neke nove ideje izrodile? Jeste li imali prekide u svom radu? Koji su to prekidi bili? Koji su načini na koje možete ublažiti distraktore? Ovo je prilika da procijenite uspješnost svog radnog dana, ali nema potrebe da budete grubi prema sebi. U svojim odgovorima nastojte biti iskreni, ali i nježni! Svaki dan je prilika za učenje.

I za kraj, zapišite najvažniji zadatak za idući dan. Tako ćete započeti svaki idući dan znajući točno što je prvo što trebate riješiti.

 Kako biste si olakšali korištenje ove tehnike, za vas sam pripremila ovu jednostavnu, preglednu stranicu koju si možete isprintati i svakodnevno koristiti u svom radu.